Je CRM en ERP vernieuwen om meer datagedreven te kunnen werken

Dood spoor

“In het kader van ons programma ‘Engagement for Impact’ wilden we als Vogelbescherming Nederland veel meer datagedreven gaan werken, of het nu gaat om bijvoorbeeld fondsenwerving, marketing of het maken van impact”, vertelt René Roskamp. Hij leidt momenteel het vijfkoppige team Datamarketing bij Vogelbescherming Nederland en stond aan het roer bij de CRM-implementatie. “Omdat ons oude platform verouderd was, vestigden we onze hoop op Microsoft for Non Profits. Toen we klaar waren voor de implementatie, liet Microsoft alleen weten: die tool ondersteunen wij niet meer.”

Product owner aan tafel

Dan maar van scratch af opnieuw beginnen, dacht het team. Maar wel in één keer goed. René: “Als IT-dienstverlener kozen we voor Pixelzebra, dat nu onder Axelio valt. Hun oplossing paste binnen onze filosofie. Hij was bovendien niet te groot en niet te klein. Daarnaast werden we blij van hun enthousiaste manier van meedenken. Ze wilden ons probleem vooral begrijpen. Hierdoor gingen we ook meteen met de juiste mensen om tafel. Niet alleen van sales, ook de product owner.”

Eerlijkheid geeft doorslag

René vertelt dat de product owner direct duidelijk was. “Dit kunnen we bieden, dit niet en dit schuurt een beetje, zei hij.” Die helderheid gaf voor René de doorslag. “Ik doe dit soort begeleidingstrajecten nu al 30 jaar en vind het belangrijk dat een leverancier eerlijk hierover is”, zegt hij stellig. Als we René vragen waar de schoen wrong, legt hij uit: “Ik wist dat Axelio een oplossing had voor een donateursadministratie en een oplossing voor de ledenadministratie. Wij wilden beide, in één app. Dat hadden ze niet. Hun conclusie was alleen: dat hebben we niet eerder gedaan, maar dat moet wel lukken.”

Vendor lock-in voorkomen

De CRM-oplossing waarvoor werd gekozen was Social Matters van Axelio. “Dat bestaat uit Microsoft Dynamics 365 CRM, uitgebreid met speciale functionaliteiten voor fondsenwerving, donateurs- en ledenadministratie”, licht René toe. "We vroegen Axelio de implementatie samen met ons te doen, als één geïntegreerd team, in plaats van volgens de klassieke klant-leverancierrelatie. We wilden namelijk de regie houden over de oplossing, zodat we hem van voor tot achter zelf begrepen. Wij zitten er immers nog tien jaar aan vast en een consultant kan op een gegeven moment weer gevlogen zijn.”

Verschil in waardedefinitie

Onder leiding van René ging het geïntegreerde team scrum-agile aan de slag. “Eerst wilden we een blauwdruk hebben van ons uiteindelijke doel en hoe we zaken gingen oplossen. Vervolgens verdeelden we het project in stappen.” Het leek gesmeerd te lopen, maar gaandeweg kwam het team erachter dat er toch verschillend werd gekeken naar de waardedefinitie. Axelio redeneerde technisch-instrumenteel, terwijl de Vogelbescherming stuurde op eindgebruikerswaarde. Tegelijkertijd bleek de beoogde oplossing complexer dan gedacht.

Financiële CRM-motor

Terugkijkend op het hele proces zegt René samenvattend: “We waren op zoek naar een financiële motor achter ons CRM. We moesten een systeem hebben waar onze data in passen en waar onze financiële processen en onze boekhouding op kunnen draaien. Hoe moduleer je een lidmaatschap? Hoe ziet een donatie er in het systeem uit? En hoe zet je data zo zuiver mogelijk om? Daar was het ons om te doen.” Toen dat doel was bereikt, nam Vogelbescherming Nederland het heft weer in eigen hand. “Want hoe we data slim inzetten, dat spel kennen we hier wel”, glimlacht René.

Incompany support

Sinds de livegang in maart 2026 hielp een specialist van Axelio het team van Vogelbescherming Nederland de laatste kwaliteitsverbeteringen door te voeren en het systeem te onderhouden. Hij is er een dag in de week. “Dit jaar hebben we nog extra support”, vertelt René. “Ook omdat we nog use cases aan het oppakken zijn. We gaan van hieruit doorontwikkelen en er bijvoorbeeld voor zorgen dat ook onze afdeling Bescherming optimaal profijt heeft van ons CRM-systeem.”

De winst

Als we René vragen wat de migratie hen uiteindelijk bracht, antwoordt hij: “Ons oude systeem was één grote bult maatwerk. Het nieuwe systeem is veel beter onderhoudbaar en werkt intuïtiever. Daardoor heb je ook minder training nodig voordat je er wat mee kunt. Veel doen we nu zelf. Aan de financiële motor komen we alleen niet, dat is de kern van de software van Axelio.” Na een adempauze vervolgt hij: “We hebben nu ook een centrale, kloppende database. Dat is een fundament waar we als fondsenwervende organisatie op door kunnen bouwen. En met ons huidige CRM-systeem kunnen we voor meer dan alleen onze fondsenwerving en ons servicecentrum inzetten. Het maakt de hele organisatie datagedreven.”