Snel ervoor zorgen dat ICT draait, zoals hij hoort te draaien.

Serverfrustraties

Het is inmiddels twee jaar geleden, maar Chiel herinnert het zich nog als de dag van gisteren. “We werkten toen al jaren met een vaste ICT-partner. Op een gegeven moment moest onze server vervangen worden. Die was ooit namelijk berekend op 20 medewerkers, terwijl we er nu 45 hebben.” Op ons verzoek zorgden ze voor vervanging. Er ging van alles mis. De server paste niet meer in de patchkast. De configuratie bleek ineens duurder dan vooraf afgesproken. En uiteindelijk werden we van de ene op de andere dag op de nieuwe server overgezet, terwijl nog maar de helft van de werkplekken was ingericht. Ondertussen bleek de projectleider slecht bereikbaar.”

Alles in één keer opgelost

Voor Chiel was het een doorn in het oog. “Om ons werk te kunnen doen, zijn we namelijk afhankelijk van goed werkende ICT. Ik kan niet hebben dat er iedere keer mensen aan mijn bureau staan, omdat ze niet op het netwerk kunnen, hun computer niet werkt of de server onbereikbaar is.” Een oplossing bleef wekenlang uit. Daarom besloot Chiel een second opinion in te winnen bij Axelio. “Zij kwamen direct langs, maakten een inventarisatie, gaven een kort en bondig advies en richtten de server netjes in. Alle ellende was in één keer opgelost.”

Ontzorgd willen worden

Wat Chiel vooral waardeert, is de no-nonsense aanpak van Axelio. “Ze gaan naast je zitten en beginnen. Ze staan dicht bij je. Net zoals wij dicht bij onze klanten staan, omdat we zoveel mogelijk voor ze willen betekenen. Je communiceert direct met de technici als dat handig is en ze zijn goed bereikbaar. Als je belt, lossen ze een probleem vaak in hetzelfde telefoontje op. Bovendien spreken ze onze taal. Dat vind ik belangrijk, want wij zijn geen computerdeskundigen, we zijn een accountantskantoor en we willen ontzorgd worden. Onze ICT moet gewoon functioneren.”

Thuis in agrarische software

“Tijdens het startgesprek bleek dat Axelio vaker werkt voor bedrijven uit de agrarische sector. Daardoor zijn ze bekend met de softwarepakketten voor die sector, waar wij ook mee werken. Naast mkb-bedrijven hebben we namelijk veel agrarische bedrijven als klant. Dat zorgde meteen voor een klik.”

Doorkunnen tijdens de migratie

Het enige wat tijdens het hele proces voeten in de aarde had, was de overdracht van alle informatie van de oude ICT-partner naar Axelio. Chiel: “Dat was nog een ontdekkingsreis, begreep ik, maar daar hebben wij weinig last van gehad. Binnen een paar weken had Axelio de boel draaiende en precies zoals we vooraf met elkaar hadden afgesproken. Ondertussen zorgden ze ervoor dat iedereen hier op kantoor door kon met de belangrijkste programma’s. Minox, Caseware, Nmbrs, Alure en Agrovision bijvoorbeeld.”

Gemak van de Moderne Werkplek

Kobra Accountants werkt al jaren met Microsoft 365. Dat bleef zo. Nu alleen in combinatie met de Moderne Werkplek, een complete set productiviteits- en communicatieapps. Hierdoor kunnen de teamleden veilig en efficiënt samenwerken op elke gewenste locatie. “We kunnen overal en altijd bij de klantgegevens”, legt Chiel uit. Maar dat is niet het enige gemak van het nieuwe systeem. “Axelio beheert alles op afstand. Naar het maken van back-ups en het updaten van software hebben we dus geen omkijken meer.”

Maatwerk serveroplossing

De server werd op maat ingericht voor Kobra Accountants. Chiel legt uit waarom een eigen server voor hen belangrijk is: “We werken met een aantal heel specifieke pakketten. Rapportgenerator Caseware bijvoorbeeld, waar we jaarrekeningen mee verwerken. Die software draait slecht in een cloudomgeving.” Hij voegt eraan toe: “Daarnaast hebben we een aantal pakketten die wel in de cloud draaien. Voor de loonadministratie, inkomstenbelasting en omzetbelasting bijvoorbeeld. Alles staat nu overzichtelijk op ons bureaublad, daar zorgde voor.”

Zelfstandiger

Naast werkgemak zorgde Axelio voor meer onafhankelijkheid op ICT-vlak. “Twee van onze medewerkers kunnen als administrator inloggen om basistaken uit te voeren, zoals het aanmelden van een nieuwe medewerker of het laten uitvoeren van een update door een softwareleverancier. Axelio maakte ze wegwijs door naast ze te gaan zitten en uit te leggen hoe het werkt. Bij de vorige partij waar we mee samenwerkten, moesten we in dit soort gevallen altijd eerst een ticket aanmaken en wachten op antwoord voordat we weer verder konden. Dit werkt veel gemakkelijker. We zijn echt van de hel in de hemel gekomen.”