Van losse Excel-sheets naar één waarheid: hoe CFO's eindelijk realtime grip krijgen op de cijfers
Elke maand hetzelfde ritueel: exports uit het ERP, een CRM-rapportage, een los Excel-bestand van de salesafdeling en een handmatige koppeling om alles bij elkaar op te tellen. Tegen de tijd dat het overzicht klaar is voor het directieoverleg, is de data alweer een paar weken oud.
Waarom komen de cijfers nooit precies overeen?
In de meeste organisaties staat financiële informatie verspreid over meerdere systemen. Het ERP bevat gegevens over financiën en inkoop, het CRM over omzet en de salespipeline, en voor HR en urenregistratie worden vaak weer andere tools gebruikt.
Die systemen hanteren niet altijd dezelfde definities voor begrippen als ‘omzet’ en ‘marge’. Daardoor ontstaan rapportages die net iets anders vertellen. De discussie gaat dan over welk cijfer klopt, in plaats van over wat de cijfers betekenen. Ondertussen is de controller iedere maand veel tijd kwijt aan het handmatig afstemmen van de gegevens.
Van losse bestanden naar één databron
De oplossing zit niet in nóg een dashboard, maar in de laag eronder: een centraal dataplatform dat alle bronnen automatisch en veilig samenbrengt, met Power BI als vertrouwde laag erbovenop.
Eenmaal goed ingericht, worden de cijfers continu bijgewerkt. Geen handmatige exports meer en niet langer wachten op de collega die de nieuwste versie van het Excel-bestand mailt. De CFO ziet ’s ochtends de actuele stand van de vorige avond en kan vanuit het directieoverzicht doorklikken tot op transactieniveau.
Hoe pak je dit aan?
- Inventariseer je belangrijkste stuurinformatie. Bepaal op welke cijfers je maandelijks stuurt, uit welke systemen die komen en waar nu de meeste tijd en frictie ontstaat. Vaak maken twee of drie koppelingen al het grootste verschil.
- Leg definities vast voordat je gaat bouwen. Spreek met finance, sales en operations af wat begrippen als ‘omzet’, ‘marge’ en ‘liquiditeit’ precies betekenen. Zo werkt het dashboard straks met één gedeelde taal.
- Start met één dashboard rond een belangrijke beslissing. Kies het overzicht dat je iedere maand echt nodig hebt, zoals de liquiditeitspositie of marge per klantgroep. Vervang niet meteen de volledige rapportage.
- Investeer in adoptie, niet alleen in techniek. Een dashboard levert pas waarde op als de controller en het managementteam het daadwerkelijk gebruiken. Introduceer het daarom vanaf het begin en laat concreet zien hoeveel tijd het bespaart.
Binnen enkele weken kan er al een eerste werkend dashboard staan. Daarna breid je het stap voor stap uit. Het levert pas echt rendement op als mensen het ook gebruiken. Daarom begeleidt Axelio het hele traject: van de inventarisatie van systemen tot een werkend dataplatform met Power BI, inclusief aandacht voor adoptie. Zo vervangt het dashboard het vertrouwde Excel-bestand, in plaats van dat het er als extra systeem bij komt.
Wil jij ook realtime grip op de cijfers? Start vandaag
Ga aan de slag met het centraliseren van je data. Onze data experts helpen je graag!