Wat kost een Data & BI-traject en wat levert het op?
De begroting voor volgend jaar wordt opgesteld en iemand vraagt wat dat BI-traject eigenlijk gaat kosten. Het ene bureau noemt een bedrag per maand, het andere een vaste prijs, en ondertussen blijft het plan liggen omdat niemand het totaalplaatje kan overzien.
Waaruit bestaan de kosten?
De kosten van een Data & BI-traject bestaan uit vier onderdelen:
- Licenties: terugkerende kosten per gebruiker of op basis van capaciteit. De actuele tarieven vind je op de prijspagina van Microsoft.
- Inrichting: grotendeels eenmalige kosten voor het koppelen van databronnen, het opzetten van het datamodel en het ontwikkelen van de eerste dashboards.
- Beheer en doorontwikkeling: terugkerende kosten om het platform te onderhouden en mee te laten groeien met nieuwe vragen en veranderingen in je organisatie.
- Training en adoptie: investeringen die ervoor zorgen dat medewerkers het platform begrijpen en daadwerkelijk gebruiken.
Welke factoren bepalen de kosten?
Vooral het aantal databronnen bepaalt de omvang van het traject. Werken met alleen Business Central vraagt iets anders dan het koppelen van drie verschillende systemen. Ook de kwaliteit van de data, nog vast te leggen definities, het aantal gebruikers en rapporten en de beveiligingseisen spelen mee. Daarom begint een betrouwbare prijsindicatie altijd met een inventarisatie van jouw situatie.
Wat levert het op?
Het rendement begint bij tijdwinst: minder uren kwijt aan het samenvoegen van Excel-exports en de maandafsluiting. Doordat cijfers sneller beschikbaar en eenduidig zijn, kun je bovendien eerder en beter beslissen. Minder handmatig werk verkleint daarnaast de kans op fouten.
Hoe pak je dit aan
- Begin met een nulmeting. Schrijf op hoeveel uur per maand nu gaat naar handmatig rapporteren. Dat is je vergelijkingspunt.
- Start klein met één beslissing. Kies het overzicht dat je écht elke maand nodig hebt en laat de rest daarna volgen.
- Reken beheer- en trainingskosten mee. Die kosten komen na de oplevering en worden het vaakst vergeten.
- Vraag om een intake in plaats van een standaardprijs. Pas als duidelijk is welke bronnen, hoeveel gebruikers en welke datakwaliteit er is, is er een bandbreedte te geven.
Een werkend dashboard hoeft geen omvangrijk project te zijn. Axelio start met wat het meeste oplevert en breidt van daaruit stap voor stap uit. Na een intake ontvang je een eerste indicatie van de kosten en doorlooptijd.
Wil je weten wat een BI-traject voor jouw situatie zou gaan kosten?
Vraag een adviesgesprek aan en start samen met onze experts een deskundige voorbereiding.